Hoe ga je om met een situatie waarbij een klant vraagt om een laadpas op een tankstation?

Als een klant aan jou vraagt om een laadpas op een tankstation, is het antwoord duidelijk: een laadpas is geen onderdeel van het tankstation en valt buiten jouw directe bevoegdheid als medewerker. Je kunt de klant vriendelijk informeren over hoe een laadpas wordt aangevraagd en wie daarvoor verantwoordelijk is. In dit artikel vind je concrete antwoorden op de meest gestelde vragen rondom dit onderwerp, zodat je altijd weet hoe je professioneel reageert.

Waarom vragen klanten om een laadpas op een tankstation?

Klanten vragen om een laadpas op een tankstation omdat zij elektrisch rijden en verwachten dat een tankstation, als traditioneel brandstofpunt, ook oplossingen biedt voor het laden van hun voertuig. Naarmate elektrisch rijden in 2026 steeds gewoner wordt, groeit ook de verwachting dat tankstations een volwaardige rol spelen in de laadinfrastructuur.

Deze verwarring is begrijpelijk. Veel tankstations beschikken inmiddels over laadpalen op hun terrein. Klanten associëren het tankstation daarmee als het juiste loket voor alles wat met rijden en energie te maken heeft. Zij redeneren: “Als ik hier kan laden, kan ik hier ook een laadpas regelen.”

Bovendien zijn werknemers van bedrijven die een wagenpark beheren vaak niet goed geïnformeerd over hoe een laadpas voor zakelijk gebruik wordt aangevraagd. Zij stappen naar het dichtstbijzijnde tankstation in de hoop daar geholpen te worden, terwijl het aanvraagproces in de meeste gevallen via de werkgever of een specifieke aanbieder verloopt.

Wat is het verschil tussen een laadpas en een tankpas?

Een tankpas is een betaalmiddel waarmee een bestuurder brandstof kan tanken bij een netwerk van aangesloten tankstations, terwijl een laadpas dient om elektrische voertuigen op te laden bij laadpunten. Beide passen zijn bedrijfsmiddelen die door de werkgever worden verstrekt, maar ze werken via volledig andere netwerken en aanbieders.

De belangrijkste verschillen op een rij:

• Brandstoftype: Een tankpas werkt voor fossiele brandstoffen zoals benzine en diesel. Een laadpas geeft toegang tot elektrische laadpunten.
• Netwerk: Tankpassen zijn gekoppeld aan een netwerk van tankstations. Laadpassen werken via laadnetwerken die los staan van traditionele tankstations.
• Aanbieder: Bekende tankpasaanbieders zijn bijvoorbeeld BP, Shell of DKV. Laadpassen worden aangeboden door partijen zoals Allego, NewMotion of Plugsurfing.
• Aanvraagproces: Beide passen worden doorgaans aangevraagd via de werkgever of de wagenparkbeheerder, niet via het tankstation zelf.

Het onderscheid is voor veel mensen niet vanzelfsprekend, zeker niet als zij pas recentelijk zijn overgestapt op een elektrisch voertuig. Als medewerker op een tankstation is het waardevol om dit verschil helder en vriendelijk uit te leggen.

Hoe reageer je correct als een klant om een laadpas vraagt?

Reageer vriendelijk en duidelijk: leg uit dat een laadpas niet via het tankstation wordt aangevraagd, maar via de werkgever of een specifieke laadpasaanbieder. Verwijs de klant naar de juiste persoon of instantie, zodat hij of zij snel geholpen wordt zonder het gevoel te hebben afgewimpeld te worden.

Een goede reactie volgt deze stappen:

1. Erken de vraag: Laat de klant merken dat je zijn of haar vraag begrijpt. Zeg bijvoorbeeld: “Ik snap dat dit verwarrend kan zijn.”
2. Geef een helder antwoord: Leg kort uit dat een laadpas niet via het tankstation wordt geregeld, maar via de werkgever of een laadpasaanbieder.
3. Bied een alternatief: Verwijs de klant naar de HR-afdeling of wagenparkbeheerder van zijn of haar bedrijf, of noem dat laadpasaanbieders online eenvoudig te vinden zijn.
4. Blijf professioneel: Laat de klant niet met een leeg gevoel achter. Een vriendelijk woord en een concrete doorverwijzing maken het verschil.

Wat je vermijdt, is de klant simpelweg wegsturen zonder uitleg. Een goede klanteninteractie, ook als je het gevraagde product niet kunt leveren, versterkt het vertrouwen in de organisatie.

Wie is verantwoordelijk voor het aanvragen van een laadpas?

De verantwoordelijkheid voor het aanvragen van een laadpas ligt bij de werkgever, in samenwerking met de HR-afdeling of de wagenparkbeheerder. Een medewerker die elektrisch rijdt via de zaak, vraagt de laadpas niet zelf aan bij een loket, maar doet dit intern via zijn of haar bedrijf.

In de praktijk verloopt het proces als volgt. De werkgever kiest een laadpasaanbieder die past bij de behoeften van het wagenpark. Vervolgens worden laadpassen aangevraagd en gekoppeld aan individuele medewerkers of voertuigen. De kosten voor laden worden zo centraal bijgehouden en verwerkt in de bedrijfsadministratie.

Voor bedrijven die actief zijn in sectoren met veel rijdende medewerkers, zoals afvalbeheer en recycling, is een goed georganiseerd laadpasbeleid steeds relevanter. Elektrisch rijden voor werknemers biedt voordelen op het gebied van duurzaamheid en kostenbeheersing, maar vraagt ook om duidelijke interne afspraken over wie wat aanvraagt en wie de kosten draagt.

Als tankstationmedewerker is het nuttig om te weten dat jij in dit proces geen rol speelt. De klant heeft de juiste persoon nodig binnen zijn of haar eigen organisatie.

Wat doe je als een klant ontevreden is over het antwoord?

Als een klant ontevreden is omdat je hem of haar niet direct kunt helpen met een laadpas, blijf dan rustig en empathisch. Erken de frustratie, herhaal kort waarom je het verzoek niet kunt inwilligen, en bied een concrete vervolgstap aan. Escaleer indien nodig naar een leidinggevende.

Ontevredenheid bij klanten ontstaat vaak niet door het antwoord zelf, maar door de manier waarop het gebracht wordt. Een paar principes helpen je in deze situaties:

• Blijf kalm: Laat je niet meeslepen door de emotie van de klant. Een rustige toon werkt de-escalerend.
• Toon begrip: Zeg dat je begrijpt dat de klant graag snel geholpen wil worden. Dat gevoel erkennen maakt al veel goed.
• Herhaal de oplossing: Verwijs nogmaals duidelijk naar de werkgever of wagenparkbeheerder als het juiste aanspreekpunt voor een laadpasaanvraag.
• Vraag om hulp als dat nodig is: Twijfel je over hoe je de situatie moet aanpakken? Schakel een collega of leidinggevende in. Dat is geen zwakte, maar professionaliteit.

Ontevreden klanten zijn een kans om te laten zien hoe goed jij omgaat met uitdagende situaties. Een klant die ondanks zijn teleurstelling met een goed gevoel vertrekt, onthoudt dat.

Hoe GP Groot helpt bij vragen rondom laadpassen en elektrisch rijden

Bij GP Groot begrijpen we dat medewerkers in het veld, op het kantoor of op locatie regelmatig te maken krijgen met vragen die buiten hun directe takenpakket vallen. Of het nu gaat om een laadpas voor het bedrijf, een laadpas bij een tankstation of andere praktische zaken rondom elektrisch rijden voor werknemers: wij zorgen ervoor dat onze mensen weten waar ze op terug kunnen vallen.

Wat wij onze medewerkers bieden op dit gebied:

• Duidelijke interne richtlijnen over wie verantwoordelijk is voor laadpasaanvragen binnen de organisatie
• Ondersteuning vanuit HR en wagenparkbeheer voor medewerkers die zakelijk elektrisch rijden
• Begeleiding bij praktische vragen op de werkvloer, zodat je altijd weet hoe je klanten correct doorverwijst
• Een open cultuur waarin vragen stellen normaal is en je nooit alleen staat met een lastige situatie

Bij ons draait het om meer dan alleen het werk zelf. We geloven in medewerkers die goed voorbereid zijn, zich gesteund voelen en met vertrouwen hun werk doen. Ben jij op zoek naar een werkgever die in jou investeert? Bekijk onze vacatures op het tankstation of lees meer over GP Groot als werkgever en ontdek wat wij jou te bieden hebben.

Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.